Personvernerklæring

Stalldrift er en driftsplattform for hestestaller. Erklæringen beskriver hvordan personopplysninger behandles når du bruker Stalldrift, enten du er hesteeier, ansatt i en stall, stalladministrator eller kunde hos oss.

Vi beskriver bare behandling som faktisk skjer i tjenesten i dag. Funksjoner som ennå ikke er tatt i bruk er tydelig merket som det.

Stalldrift er en tjeneste levert av Webvibe AS. «Stalldrift» er et produkt- og tjenestenavn, ikke et eget juridisk foretak. Tjenesten drives fra Norge og er tilgjengelig på app.stalldrift.no.

• Webvibe AS
• Organisasjonsnummer 934 899 733
• Oppgarden Styri 16, 2080 Eidsvoll, Norge

Kontakt oss på post@webvibe.no for personvernhenvendelser og kundestøtte.

Når vi behandler opplysninger for å opprette, drifte og sikre selve Stalldrift-kontoen og plattformen, bestemmer vi formål og midler selv. Da er Webvibe AS behandlingsansvarlig. Dette gjelder blant annet:

• brukerkonto, innlogging og innloggingsmetoder
• sikkerhet, totrinnsbekreftelse og beskyttelse mot misbruk
• plattformadministrasjon, revisjons- og sikkerhetslogger
• kundeforholdet med virksomheten som abonnerer på Stalldrift
• kundestøtte og kontrollert supporttilgang

Når en stall eller organisasjon bruker Stalldrift til å drive sin egen virksomhet, er det virksomheten som bestemmer hvilke opplysninger som registreres og hvem som får tilgang. Da er virksomheten behandlingsansvarlig, og Webvibe AS behandler opplysningene på deres vegne som databehandler gjennom Stalldrift. Dette gjelder blant annet:

• medlemmer i stallen, roller og tilganger som stallen tildeler
• hester, eier- og kontaktrelasjoner, opphold og boksplassering
• oppgaver, tjenester, bestillinger og driftshistorikk
• HMS-informasjon, nødkontakter, rutiner og avviksregistreringer
• dokumenter og bilder som stallens brukere laster opp
• fakturagrunnlag stallen produserer i tjenesten

Gjelder henvendelsen din slike opplysninger, må du normalt kontakte stallen eller organisasjonen din. Vi bistår dem som databehandler.

Konto og identitet

• navn, e-postadresse og eventuelt telefonnummer du selv registrerer
• bruker-ID i tjenesten
• innloggingsmetoder du har valgt (passord, passkey, Microsoft-konto, autentiseringsapp)
• roller og tilganger
• profilbilde dersom du laster opp et

Tilknytning til stall og organisasjon

• hvilke organisasjoner og staller du er tilknyttet
• medlemskapsstatus og rolle i den enkelte stallen
• invitasjoner du har mottatt eller sendt

Driftsdata

• hester du eier, disponerer eller har ansvar for, og relasjonene til dem
• opphold, boksplassering, tjenester og bestillinger
• oppgaver du er tildelt eller har utført
• bekreftelser på stallens regler
• kontaktopplysninger stallen registrerer for drift og nødsituasjoner

Sikkerhet og administrasjon

• status på invitasjon og aktivering
• hvilke sikkerhetsmetoder som er aktivert på kontoen
• tidspunkt for første og siste innlogging
• endringer i roller, tilganger og kontostatus utført av administratorer
• revisjonshendelser i plattform- og supportadministrasjon

Filer og kommunikasjon

• dokumenter og bilder som lastes opp av brukere med tilgang
• varslingsinnstillinger og varsler som er generert til deg
• e-post som sendes fra tjenesten, for eksempel invitasjoner og passordlenker

Vi behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger som en del av tjenestens formål. Stallen bør ikke registrere helseopplysninger om personer i frie tekstfelt.

• levere Stalldrift til deg og til stallen du er tilknyttet
• opprette, verifisere og sikre brukerkontoen din
• styre tilganger slik at opplysninger bare er tilgjengelige for riktige roller
• gi stallen mulighet til å drive HMS-arbeid og ivareta sikkerhet
• produsere fakturagrunnlag for stallens tjenester
• administrere kundeforholdet og abonnementet
• dokumentere administrative og sikkerhetsrelevante handlinger
• gi kundestøtte når det er nødvendig

Vi bruker ikke ett felles grunnlag for all behandling. Grunnlaget avhenger av formålet:

• Avtale (GDPR art. 6 nr. 1 b): konto, innlogging, tilganger og levering av selve tjenesten til deg som bruker og til kunden.
• Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f): kontosikkerhet og beskyttelse mot misbruk, sikkerhets- og revisjonslogger, dokumentasjon av administrative handlinger, kontrollert supporttilgang og stabil drift av plattformen. Interessen er å holde en flerkundeløsning trygg og etterprøvbar. Vi begrenser omfanget til det som er nødvendig for formålet.
• Rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 c): der bokførings- eller annen lovgivning krever at underlag oppbevares. Vi påberoper ikke rettslig forpliktelse utover det som faktisk følger av lov.
• Samtykke (art. 6 nr. 1 a): der du aktivt velger en valgfri funksjon som krever det, for eksempel når du selv registrerer mobilnummer som sikkerhetsmetode. Samtykke kan trekkes tilbake.

For driftsdata som stallen registrerer, er det stallen eller organisasjonen som behandlingsansvarlig som må ha et gyldig grunnlag for opplysningene de legger inn om andre.

Stalldrift støtter i dag disse innloggings- og sikkerhetsmetodene:

• passkey (WebAuthn) som anbefalt innloggingsmetode
• innlogging med Microsoft-konto dersom du velger det
• e-post og passord
• autentiseringsapp (TOTP) som ekstra sikkerhet, påkrevd for privilegerte roller

Vi registrerer hvilke metoder som er aktivert, samt tidspunkt for første og siste innlogging. Vi lagrer ikke passordene dine i klartekst, og vi mottar ikke passordet ditt når du logger inn med Microsoft eller passkey.

Enkelte handlinger med høy risiko krever ekstra bekreftelse med autentiseringsapp før de kan utføres.

Vi sender e-post som er nødvendig for tjenesten: invitasjoner, bekreftelse av e-post, tilbakestilling av passord og driftsvarsler. E-postadressen din behandles av vår e-postleverandør for utsending.

I tjenesten får du varsler om hendelser som gjelder deg, for eksempel oppgaver, forespørsler og regler som må bekreftes. Du kan styre varslingsinnstillingene dine i Min konto → Varsler. Enkelte sikkerhets- og driftskritiske varsler kan ikke slås av.

Administrative handlinger logges slik at det i ettertid er mulig å se hva som er gjort og av hvem. Det gjelder blant annet endringer i roller og tilganger, invitasjoner, deaktivering av kontoer, endringer i abonnement og bruk av supporttilgang.

Supporttilgang gis bare tidsbegrenset, med begrunnelse, og synliggjøres for kunden i tjenesten. Loggene er ikke tilgjengelige for vanlige brukere.

Dokumenter og bilder lagres i privat lagring. Filene er ikke offentlig tilgjengelige, og de hentes fram gjennom midlertidige, signerte lenker til brukere som har tilgang gjennom rollen sin. Vi bruker ikke innholdet i kundens filer til andre formål enn å levere tjenesten.

Vi bruker disse leverandørene i produksjon i dag:

• Supabase – database, innlogging/autentisering, fillagring og backend-tjenester. Behandler personopplysninger på våre vegne.
• Microsoft – kun når du selv velger å logge inn med Microsoft-konto. Microsoft er selvstendig ansvarlig for din Microsoft-konto; vi mottar bekreftet e-postadresse og en identifikator for å knytte innloggingen til Stalldrift-kontoen din.
• Elastic Email – leverandør for utsending av transaksjonell konto- og påloggingse-post fra Supabase Auth (egen SMTP-oppsett). Behandler mottakeradresse og meldingsinnhold på våre vegne. Dette er separat fra eventuell operativ e-postkonfigurasjon kunden setter opp i tjenesten.

Regnskapsintegrasjonen mot Fiken er forberedt i tjenesten, men er ikke i bruk mot ekte kundedata i dag. Den listes derfor ikke som aktiv databehandler.

Stalldrift selger ikke personopplysninger.

Noen av våre leverandører er internasjonale aktører. Det kan derfor ikke utelukkes at personopplysninger behandles eller er tilgjengelige utenfor EØS, for eksempel i forbindelse med support og drift hos leverandøren. Der slik overføring skjer, skal den skje på et gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V, som EU-kommisjonens standardvilkår (SCC), sammen med leverandørens egne sikkerhetstiltak.

Tjenesten skiller mellom flere kategorier med ulike prinsipper:

• Konto- og profilopplysninger: så lenge kontoen finnes. Ved fullført kontosletting anonymiseres profilen.
• Driftshistorikk i stallen: så lenge kundeforholdet varer. Ved avslutning av organisasjonen slettes den kontrollert etter en eksportperiode og en karenstid.
• HMS- og sikkerhetsdata: egen kategori som ikke slettes sammen med vanlig driftshistorikk, fordi den kan være nødvendig for sikkerhet og dokumentasjon.
• Økonomi- og fakturagrunnlag: beholdes så lenge bokføringsregler eller annen lovgivning krever det.
• Plattform-, sikkerhets- og revisjonslogger: beholdes lenger enn driftsdata for å kunne dokumentere hva som er gjort.
• Midlertidige data som opplastingsforespørsler og varsler: kortvarig, knyttet til formålet.

• rollebasert tilgangsstyring: du ser bare det rollen din gir tilgang til
• teknisk skille mellom kunder, håndhevet i databasen og ikke bare i grensesnittet
• totrinnssikkerhet med autentiseringsapp kreves for privilegerte roller
• støtte for passkey som phishing-resistent innlogging
• kryptert overføring, og privat fillagring med midlertidige tilgangslenker
• logging av administrative og sikkerhetsrelevante handlinger
• tidsbegrenset og begrunnet supporttilgang som vises for kunden

Etter personvernforordningen har du normalt rett til å:

• få innsyn i hvilke opplysninger som behandles om deg
• få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige
• få slettet opplysninger når det ikke lenger finnes grunnlag for å beholde dem
• kreve begrensning av behandlingen i visse tilfeller
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• få utlevert opplysninger du har gitt oss, i et maskinlesbart format (dataportabilitet)
• trekke tilbake samtykke der samtykke er grunnlaget

Rettighetene gjelder ikke ubetinget. Vi kan måtte beholde enkelte opplysninger der vi har et annet gyldig grunnlag, for eksempel bokføringsplikt eller behov for å dokumentere sikkerhetshendelser.

Du kan laste ned dine egne data direkte i tjenesten under Min konto → Personvern.

Du kan be om sletting av kontoen din under Min konto → Personvern. Slettingen er en kontrollert prosess, ikke en umiddelbar full sletting:

• Vi kontrollerer først om noe hindrer sletting, for eksempel at du er eneste eier av en organisasjon, eneste administrator i en stall eller eneste registrerte hovedeier av en hest. Da må dette løses først.
• Når slettingen gjennomføres, anonymiseres personprofilen din og private filer knyttet til deg fjernes fra lagringen.
• Driftshistorikk stallen trenger for HMS, sikkerhet eller regnskap beholdes i minimert eller anonymisert form, slik at historikken henger sammen uten å identifisere deg.
• Er du med i en stall, kan stallen som behandlingsansvarlig ha selvstendig grunnlag for å beholde enkelte opplysninger.

Gjelder henvendelsen din opplysninger stallen eller organisasjonen har registrert om deg – for eksempel medlemskap, hestens opplysninger, oppgaver eller HMS-registreringer – skal du henvende deg til stalladministratoren din. Vet du ikke hvem det er, finner du kontaktinfo under stallinformasjon i tjenesten. Vi bistår kunden med å svare på slike henvendelser, som databehandler.

Stalldrift bruker bare nødvendig lagring i nettleseren. Vi lagrer innloggingsøkten din slik at du forblir innlogget, og enkelte tekniske valg knyttet til hvilken stall eller supportsesjon du arbeider i.

Vi bruker ikke analyseverktøy, sporing på tvers av nettsteder eller markedsføringsinformasjonskapsler. Derfor har vi heller ingen samtykkebanner for det.

Personvernhenvendelser og kundestøtte rettes til Webvibe AS, Oppgarden Styri 16, 2080 Eidsvoll, Norge. E-post: post@webvibe.no.

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi setter pris på om du tar kontakt med oss først, slik at vi får rettet opp.

Erklæringen oppdateres når tjenesten endres. Dato og versjon øverst viser gjeldende utgave, og tidligere utgaver er sporbare i vår versjonshistorikk. Ved vesentlige endringer varsler vi i tjenesten.